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Aurore Baudry, Directrice du recrutement, de la marque employeur et de la communication interne chez Foodles, revient dans cet article sur la transformation du programme de cooptation de Foodles avec trusty, et notamment sur son incroyable taux de conversion sur les profils cooptés : 22%.
Lorsqu’Aurore a pris son poste chez Foodles, la cooptation n’était pas bien installée au sein de l’entreprise. Bénéficiant de beaucoup de liberté de la part de sa direction dans la mise en place d’actions, Aurore a fait le pari d’investir très tôt sur ce levier pour relancer la cooptation :
“Notre politique de cooptation n’était connue de personne, les collaborateurs manquaient de visibilité sur les postes ouverts, ne savaient pas qu’ils pouvaient coopter, et pour certains n’avaient même pas les moyens de le faire. La particularité de Foodles, c’est que nous avons à la fois des populations au siège, mais aussi des populations opérationnelles sur le terrain : et justement, nos populations opérationnelles, c’est à dire nos préparateurs de commandes et nos livreurs par exemple, n’avaient même pas accès à nos outils informatiques, et donc ne pouvaient pas coopter. Côté admin c’était une vraie complexité, avec un suivi sur Excel, parfois par mail : ce n’était pas efficace et super difficile de bien faire remonter l’information, dans les deux sens : d’un côté l’information pour les recruteurs qu’il y a eu une cooptation, et de l’autre tenir le collaborateur au courant de l’évolution du profil dans le process de recrutement.”
Dans ce contexte, la mise en place de trusty a permis de simplifier l’accès à l’information, qui était l’enjeu n°1 de Foodles :
“Trusty nous a permis de faire connaitre à tous notre politique de cooptation, d’automatiser tout le processus d’animation, et de centraliser toute les informations. C’était la brique manquante pour créer une vraie culture d’engagement et de collaboration au sein de Foodles sur cette partie recrutement.
Pour les collaborateurs, Trusty est tout simplement accessible dans leur outil de communication du quotidien : Slack. Nous avons créé un canal dédié à la cooptation sur Slack, qui permet d’animer automatiquement tout notre programme, en transparence pour l’ensemble des collaborateurs : annonce des ouvertures de postes, des recrutements, des meilleurs coopteurs, etc.
En parallèle, l’intégration de Trusty avec notre ATS Teamtailor automatise toutes les actions pour l’équipe recrutement : les profils cooptés sont créés instantanément dans notre ATS, et trackés tout au long du process de recrutement, ce qui nous permet d’avoir une vue beaucoup plus fine de notre politique de cooptation.”
Le déploiement de Trusty a permis de mettre en évidence un fort engagement des collaborateurs de Foodles dans la mission de l’entreprise, et une vraie adhésion à sa marque employeur.
“En lançant trusty, on savait qu’on aurait des personnes engagées, mais c’était difficile de savoir exactement ce que ca allait donner. Personnellement c’est un levier auquel je crois depuis très longtemps, mais aujourd’hui c’est génial de pouvoir contempler les résultats 2 ans plus tard, parce que la réalité c’est que l’on a :
• énormément de cooptations chez Foodles, ce qui illustre que les gens se sentent bien chez nous. Pour moi c’est un super KPI à suivre ;
• 1 recrutement closé toutes les 5 cooptations, ce qui est juste énorme et 12 fois plus performant que mes autres canaux de recrutement ;
• un coût de recrutement bien inférieur à tous mes autres leviers ;
• une vraie culture de cooptation et d’employee advocacy, ce que l’on n’avait pas avant. Nos collaborateurs sont devenus nos meilleurs ambassadeurs, ils cooptent et partagent leurs liens de cooptation avec nos offres d’eux-mêmes, sans que l’on ait besoin de faire de communication. Ils ont pris le réflexe, c’est devenu automatique pour nos équipes aujourd’hui de s’engager dans les efforts de recrutement ;
• une implication plus forte des personnes recrutées par cooptation, dès leur onboarding ;
• une meilleure rétention aussi de ces profils, qui restent plus longtemps chez nous que les autres, même sur les postes les plus difficiles et en tension où l’on peut avoir du turnover ;
• un bien meilleur time-to-fill, parce que quelqu’un qui est coopté et qui a un perfect fit avec le besoin grâce au filtre de nos collaborateurs, on va pouvoir le recruter deux fois plus vite.
Quand je regarde ces résultats, je suis très fière de ce que l’on a construit. Toutes les entreprises devraient investir sur la cooptation et prendre ce pari. Objectivement, je n’y vois pas beaucoup de désintérêt”.
Un des principaux enjeux de Foodles en lançant Trusty était d’offrir une solution qui fonctionne pour toutes les populations de l’entreprise.
“Mes enjeux de recrutement sont sur un panel de métiers extrêmement différents : on recrute des profils au siège sur des métiers Tech, comme n’importe quelle startup ou scaleup du marché, mais aussi des profils food et logistiques, sur des métiers beaucoup plus orientés terrain. Nous avions besoin d’une solution qui puisse accompagner tous nos collaborateurs, et qui leur permette d’être notre relai auprès de leurs réseaux. C’est là que les liens MagicLinks de trusty ont été essentiels, puisqu’ils ont permis à tous les collaborateurs Foodles, même ceux qui n’avaient pas d’adresse mail et ne pouvaient pas accéder à Slack par exemple, de participer à notre programme.”
Un cas d’usage qui a particulièrement souri à Foodles :
“Les populations opérationnelles sont fortement contributrices sur ce levier de la cooptation. Ce sont les populations sur lesquelles on a évidemment le plus de turnover, à la fois parce que ce sont les plus bas salaires, mais aussi parce que les conditions ne sont pas faciles : pourtant, c’est le coeur du réacteur, et on ne serait rien sans ces personnes là. Et la surprise que l’on n’avait pas forcément anticipé, c’est qu’on s’est tout simplement rendu compte en analysant la data que nos populations terrains étaient nos meilleurs coopteurs. C’est loin d’être anecdotique, parce qu’on n’en parle pas beaucoup, mais les employés de restauration, ou les techniciens de maintenance, ce sont des secteurs qui sont en tension, tout autant que la tech.”
“Avec Trusty, toute l’équipe recrutement a la même visibilité sur toutes les informations en même temps. Le fait que trusty soit par exemple intégré à notre ATS simplifie considérablement la gestion de notre programme : tous nos jobs sont automatiquement synchronisés depuis Teamtailor sur Trusty, tous les jours et sans aucune action de notre part ; tous les candidats cooptés sont créés en instantané sur la bonne offre, et trackés tout au long du process afin de notifier nos collaborateurs de l’évolution de chacune de leurs cooptations dans notre process de recrutement ; nous avons même créé un channel slack réservé à notre équipe recrutement, qui nous permet d’être notifiés en temps réel de chaque nouvelle cooptation afin de pouvoir la traiter le plus rapidement possible.”
“Il se trouve que chez Foodles, la data est au coeur de notre métier, y compris sur le volet recrutement : je prends toutes mes décisions via la data. Si j’engage des efforts sur un levier comme la cooptation, c’est parce que je sais que je peux aller chercher un meilleur taux de conversion que sur mes autres canaux : en l’occurrence, là j’ai l’assurance de pouvoir obtenir des candidatures plus qualifiées dès le début, avec des profils qui ont un fit culturel déjà validé par mes équipes. Quand je vois 22% de taux de conversion, forcément c’est quelque chose que j’aime privilégier. Trusty me facilite juste la vie sur ce levier : je n’ai pas besoin de chercher à droite à gauche, tout est centralisé sur ma plateforme, il suffit simplement que je choisisse les dates qui m’intéressent pour avoir toutes les données dont j’ai besoin.
Il ne faut pas négliger l’importance de la data : tout ne se fait pas en un jour, c’est la répétition des communications, des challenges que nous avons aussi lancés avec Trusty, qui nous ont permis d’arriver aux résultats que nous avons aujourd’hui. Et pouvoir mesurer chaque action pour optimiser notre programme a été un point clé de notre succès. Ca et le fait de pouvoir agir vite : et votre fonctionnalité d’automatisation des campagnes pour ça est une gros accélérateur, qui est hyper performant.”
“Notre politique de cooptation est ouverte à tous nos collaborateurs : stagiaires, alternants, personnes en CDI ou en CDD ; tout le monde peut y contribuer.Nous avons mis en place 3 typologies de primes, qui sont versées à la validation de la période d’essai du collaborateur coopté :
• 1 000€ pour les populations Tech ;
• 500€ pour les populations siège ou managériale ;
• 200€ pour les populations terrain, c’est-à-dire nos employés de restauration et opérateurs (préparateurs de commandes ou livreurs)
Nous avons également mis en place un système de challenges trimestriels avec trusty, que nous gérons super simplement avec la fonctionnalité Campagnes de l’outil. Notre modèle est simple : chaque cooptation rapporte des points, et plus le profil que j’ai coopté avance dans le process de recrutement, plus il me rapporte des points. A la fin du trimestre, nos 3 collaborateurs avec le plus de points gagnent un déjeuner ou un diner gastronomique pour 2 personnes. Évidemment, c’était important pour nous de privilégier une expérience dans l’univers de la food. En termes de budget, il faut compter une dotation de 500€ par trimestre, répartie entre les gagnants.”
